السبت، 17 نوفمبر، 2012

تخفيض تكاليف التدريب من خلال استخدام التدريب الإلكترونيّ


تخفيض تكاليف التدريب من خلال استخدام التدريب الإلكترونيّ 


تشهد التطبيقات التكنلوجية تطوراً كبيراً في مختلف الميادين, لذا يتم الآن استغلال هذه التطبيقات أضافه إلى أنظمة المعلومات المختلفة من أجل دعم المؤسسات وأنشطتها ووظائفها كما ويتم من خلالها دعم الافراد العاملين في المنظّمات لذا فأن معظم مؤسساتنا في العالم العربي ما زالت تستخدم التدريب التقليدي فهو مكلفٌ إلى حد ما واحياناً يعيق أو يتعارض مع عمل المؤسسة.

يأخذ التدريب التقليديّ عدة أشكال منها على سبيل المثال لا الحصر:

1- استخدام فكره المدرب الخارجي لتدريب الموظفين داخل المنظمات.

2- الاستعانة بالخبراء أو المستشارين.

3- ارسال الموظفين إلى شركات متخصصة في مجال التدريب.

4- التدريب المحلي (داخل الشركة) من خلال الموظفين أنفُسهم أو الكتيبات أو المجلات أو الرسوم والاشكال أو سياسات العمل.

5- الندوات والمؤتمرات والمحاضرات التي لها علاقة مباشرة بالعمل.

6- أشكال تدريب أُخرى.

أنَّ كلفة التدريب التقليدي مكلفة الى حد ما فعندما تواجه المنظمة أزمة اقتصاديه فإنها أول ما تنظرُ إليه هو خفضِ التكاليف من خلال إسقاط أو إجهاض البرنامج التدريبي للموظفين من موازنة المنظّمة, حيثُ ينتهي المطاف بإلحاق الضررِ بالموظفين وكذلك ينعكس سلباً على أنشطة المنظمة وطاقتها الانتاجية أو الخدمية وكذلك التأثير على الميزة التنافسيّة, فمتطلبات موظف اليوم (الحاضر) تختلف اختلافا كُلياً عن متطلبات موظف الغد (المستقبل) لآنه يحتاج الى كفايات جديدة إضافية منسجمة وطبيّعة البيئة ذات المنافسة الشرسة والتي تأخذ الطابع الديناميكيّ.

لذى امسى من الواجب على الإدارات الاستراتيجيّة الحديثة المتصفة بـ (Open Mind ) ولا تتصِف بـ (Old Monkey Mind), إيجاد طرقٍ بديلة للاستغلال الامثل لتكنلوجيا المعلومات والأنظمة المختلفة والمتمثلة في إيجاد فرص متنوعة والعمل على اقتناصِها من أجل خفض كلفة التصنيع وصولاً إلى مبدأ (/Zero Errorاليابان) من خلال زيادة كُل من المهارات والكفايات والكفاءة والفاعلية (KSA) من خلال دعم مفهوم Curve Learning (;2010Ngwenyama, Rohlf , Malgorzata) للموظفين داخل المنظمة, فيجب على هذه المنظمات ان تُفكر بجديّة التدريب الإلكترونيّ (Online-Training) حيثُ يرفد منظماتنا بالخبرات الضمنية وتوفّر الكفايات والمعلومات المختلفة, لذا أصبحت الشركات تتنافس بالكادر الوظيفي.

أنَّ التدريب الإلكترونيّ ينعكس إيجابياً على المنظمة حيثُ يرفد المنظمة بعدد من الجوانب منها :(Graham, 2004; and Traci, 2011; Thomas, Wheelen; 2008)

- التدريب الإلكترونيّ يزود الموظفين بالكفايات والخبرات المناسبة في الوصول إلى المستهلك الصحيح (Right Customer).

- التدريب الإلكترونيّ يزود الموظفين بالكفايات والخبرات المناسبة في اختيار الوقت الملائم لوصول المنتج أو الخدمة(Critical Time) .

- التدريب الإلكترونيّ يزود الموظفين بالكفايات والخبرات المناسبة في انتقاء وسيلة أو قناة الاتصال المناسبة (Optimal Channel) .

- التدريب الإلكترونيّ يزود الموظفين بالكفايات والخبرات المناسبة في تسليم المنتج أو الخدمة (Delivery).

- التدريب الإلكترونيّ يزود الموظفين بالكفايات والخبرات المناسبة من خلال استغلال التقنية في تجهيز وتقديم المعلومة للمتدربين (من خلال استغلال Multimedia View) بشكل أكثر دقة وجودة.

- يوفر التدريب الإلكترونيّ للمنظمة المرونة بشكل كبير.

- يساعد التدريب الإلكترونيّ من استجابة المنظمة للضغوطات البيئة الخارجية من خلال استغلال التكنلوجيا.

يحتاج التدريب الإلكترونيّ من أجل التطبيق إلى ثلاثة حوافز هي:

1- وجود إدارات استراتيجية تتصِف بـ (Open Mind ) / إدارة حديثة ولا تتصِف بـ (Old Monkey Mind) / إدارة تقليديه Dee( )2000Hock;

2- الدعم المباشر من قبل الإدارة العليا للعمل على إنجاح مشروع التدريب الإلكترونيّ وعدم إجهاضه (مثل الدعم المقدم من المعاهد والمؤسسات التعليمية كمعهد ماساتشوسش للتكنلوجيا / MIT وجامعة هارفرد وبيركلي وغيرها تقدم الدعم من أجل إنجاح مشروع التدريب الإلكترونيّ وذلك بتوفير العديد من البرامج لما لها من دور كبير في دعم التدريب الإلكترونيّ وممارسته بين الافراد).

3- تَبني الأدوات التكنلوجية الحديثة التي تساعد في توفير المعرفة والخبرة ونقلها الى الموظف المتدرب.

التدريب الإلكترونيّ يحتاج إلى العديد من الادوات التكنلوجية الحديثة منها:

(Rainer, Turban, Potter; 2007; Kwontaeg, Kar-Ann, Hyer an; 2011; Kwontaeg, Kar-Ann, Hyer an; 2011; and Tam, Badra, Marceare, Marin, Malowang; 1999)

1- Virtual Learning Environment. 2- Remote Training Tools. 3- Virtual Classroom. 4- Online Rich PowerPoint. 5- Line Broadcasting Session. 6- Employment Network. 7- Multimedia Tools. 8- Audio Conferencing. 9- Video Conferencing. 10- Electronic Mail. 11- Virtual Reality. 12- Computer Based-Training. 13- Computer Based Whiteboards. 14- Web Logging. 15- Virtual Group. 16- Virtual Collaboration. 17- Internet Telephony. 18- Internet Channel. 19- Analysis Online Training Tools. 20- Mobile Training Tools. 10- Other tools.

تَقدُم الشركات على استخدام التدريب الإلكترونيّ بسبب الحافز المادي وغناء مادة التدريب المُقدِمةَ للمتدربين في المنظمات لذا قامت شركة IBM بإجراء دراسة حول مدى استفادة الموظفين في شركة IBM من التدريب الإلكترونيّ حيثُ توصلت هذه الدراسة الى أن عائد الاستثمار (ROI) في التدريب الإلكترونيّ قد فاق 23 ضعف القيمة المالية المستثمرة فيه, وحسب معلومات الإحصاءات العالمية فإن البرامج التدريبية الالكترونية توفر ما قيمته (80%) من تكلفة البرامج التدريبية التقليدية.

أنَّ التدريب الإلكترونيّ حسب باسم نفجاني يعتبر من أهم ما تتبناه الإدارة الاستراتيجية الحديثة في منظماتنا من اجل تطوير مهارات الموظفين من خلال استغلال تكنلوجيا المعلومات لذا تقتنص فرص كثيرة ومتعددة منها:

1- تطوير الموظفين على أحدث الطرق والمهارات وإكسابهم الكفايات المناسبة.

2- انتاج المنتج أو تقديم الخدمة بطرق أكثر فاعليه وكفاءة ودقة من قبل الموظفين.

3- تخفيض كُلفة التدريب التقليدي من خلال استغلال التدريب الإلكترونيّ.

4- الاستجابة لأحدث متطلبات السوق لذا تَبقى المنظمة متصلة اتصال مباشر مع البيئة الخارجية.

5- تعزيز نقاط القوة واستغلال الفرص في البيئة الخارجية وتجنب التهديدات وتحويل نقاط الضعف الى نقاط قوة.

أ.عبدالله إبراهيم محمود بني طه.

التخصص: ماجستير نظم معلومات إدارية / جامعة اليرموك.
mob:+962776852549
E-Mail: abdi_yu@yahoo.com
abd20087820@gmail.com

تطوير نظم معلومات الإعمال “Developing Business Information System”


تلجأ الشركات الى تطوير نظم معلوماتية جديده من أجل مواكبة أحدث ما توصل إلية العصر في مجال التقدم التقني, والتطور التكنلوجيواستجابةٌ لحاجة السوق,ومدى هذه الاستجابة وكذلك الحاح الحاجة, لكن تلعب بعض المؤثرات ادواراً رئيسية حول تبني نظام معلومات جديد أو القيام برفضة, ومن هذه المؤثرات مثلاً الكلفة المادية, الزمن, الخطورة غير المحسوبة, توفر الانظمة الجاهزة التي تلبي احتياجات المؤسسة, وكذلك المشاكل الموجودة في النظام القائم (النظام القديم).
إن الشركات التي تأخذ قراراً بعمل نظم معلومات جديدة بحيث يخدم حاجات المؤسسة, ويلبي متطلباتها يأتي نتيجة لاستجابة داخلية,أو خارجية في نفس الوقت لكن لابدَ من المزج بين الاستجابتين من اجل اقتناص الفرص بشكل اكثر كفاءة وفاعلية.
* الاستجابة الداخلية تأتي نتيجة عدة حوافز مثل:
1- تحقيق الاهداف على مستوى الاقسام والشركة ككل.
2- وجود الحافز المادي,والذي يتمثل في عمل دراسة الجدوى الاقتصادية, وتتمثل بأنه أذا كان العائد اعلى من الكلفة فأنه يتمُ الاستثمار في ذلك النظام, ولكن اذا كانت الكلفة أعلى من العائد فأن النظام الجديد لا ينفذ أبداً.
3- حافز الميزة التنافسية, فمن خلال نظم المعلومات الجديدة يمكن للشركة ان تقتنص فرص باتت في غياهب الجب عن باقي الشركات, فمن هنا تقوم الشركة التي عملت النظام الجديد بتحسين وتعزيز مركزها التنافسي امام مثيلاتها من الشركات.
4- تحسين الجودة,لأي نظام معلومات جديد في مجال التصنيع, أو تقديم الخدمات لابدَ من الارتقاء بمستوى الجودة المقدمة للزبون, لذا فنظم المعلومات الجديدة تقوم على تلبيةهذا الحافز.
5- تحقيق سرعة مناسبة في الاداء, فالسرعة مثلاً يجب الاّ تتعارض او تتناقض مع الجودة,أو الميزة التنافسية, أو تحقيق الاهداف, ونقصد بالسرعة المناسبة: هي السرعة التي يتم من خلالها استجلاب المواد الخام, وتخزينها, وتصنيعها, وتقديمها للزبون على شكل منتج نهائي واسترداده وعمل صيانة لذلك المنتج وتسليمة من جديد لذا فالسرعة يجب أن تتناسب مع دورة عمل المؤسسة حتى ينتهي المنتج بين يدي الزبون.
* الاستجابة الخارجية تأتي نتيجة عوامل مثل:
1- ظروف وعوامل تحدث في البيئة المحيطة من خلال فرض متطلبات وحاجات جديدة لم تكن بحسبان الشركة عندما قامت بتطوير نظام المعلومات القائم, فالنظام القائم لم يستطيع تلبيتها.
2- مسموعية الشركة, فالزبون على مرِّ الزمن قام برسم صورة جيدة للمنتج, وللشركة,  فخوفاً من تظليل أو عدم وضوح تلك الصورة تقوم الشركة بالاستجابة لهذا العامل.
3- الخوف من عدم الاستمرارية في إنتاج المنتجات, أو تقديم الخدمات في السوق المحليّ.
4- الاستجابة للتغير من خلال إدارة ذلك التغير بنظام معلومات جديد يلبّي احتياجات العاملين.
5- الاستجابة للتطورات التكنلوجية التي تحدث.
فالمطالب والاحتياجات الداخلية, والخارجية ترتبط ارتباطاً طردياً مع البيئتين الداخلية, والخارجية للشركات في الوقت نفسة, لذا تطوير انظمة معلوماتية جديدة, تلبي حاجات, ومطالب البيئتين الداخلية والخارجية, اصبحت ضرورة ملحة ترنوا اليها الشركات في وقتنا الحاضر لاقتناص عدة فرص.
يوجد امام الشركات ست طرق من اجل بناء, أو تطوير نظم المعلومات في الشركات:
1-  طريقة دورة حياة النظام (System Development Life Cycle/SDLC).
2-  طريقةحزم التطبيقات (Application Packages).
3-  طريقة النموذج التجريبيّ (Prototyping Model).
4-  طريقة تطوير المستخدم الاخير (End-User Developments).
5-  الطريقة الموجهة للكينونات (Object-Oriented Methods).
6-  المزج بين طرق تطوير نظم المعلومات (Combining System Development Approach).
الشركات تقع في بعض الاحيان في حيرة من الامر من اجل اعتماد الطّريقة المناسبة لعمل النظام المعلوماتيّ الجديد, لذا يوجد لكلِّ طريقة من هذه الطّرق خصائص, وميزات ومساوئ تميز كل طريقة عن الطرق الاُخرى,لذا يجب على الشّركات الانتباههنا إلى عدّة عوامل قبل اختيار طريقة بناء أو تطوير نظم المعلوماتومن هذه العوامل:
1-  توافر الكفايات: يجب النظر الى مدى توافر الكفايات داخل الشركة,وتتمثل في توفر فريق تطوير نظم المعلومات, وتوفر فريق من الكفايات هو دليل على وجود قسم مختص بتكنلوجيا المعلومات (IT Department)في داخل الشّركة, لذا توفر الكفايات يجبر الشّركات على صنع النظام داخلياً وعدم جلبة جاهزاً من الخارج فتوفّر الكفايات تتكون من:
أ‌-     مدير المشروع(Project Managers).
ب‌-محلل النظام(System Analyst).
ت‌-مدير قاعدة البيانات(Database Administrator).
ث‌-مدير الشّبكات والاتصالات(Communication and Network Manager).
ج‌-  المبرمج(Programmers).
2-  تحديد الزمن اللازم لعمل أو بناء نظام المعلومات الجديد: في بعض الاحيان تُقدم الشُركة على عمل نظام معلومات من أجل اقتناص الفرص,لذا تكون هذه الشّركة في صراع مع الزمن من أجل إنتاج النظام, فدورة حياة النظام تأخذ وقت طويل جداً من أجل بناء النظام,فهذه الطريقة مثلاً لا تناسب هذه الشركة,ولكن تضمن دورة حياة النظام جودة منتج عالية جداً لا نجدها في الطرق الاخرى.
3-  مدى الجودة: تعتبر الجودة من المعايير والعوامل الهامّه والتي يجب أن تُؤخذ بالحسبان عند تطوير نظم المعلومات, فجودة نظام المعلومات تعني أن يلبي نظام المعلومات كافة حاجات ومتطلبات الشّركة, والزبون, والموظف جنباً إلى جنب, فعندما نذكر الجودة نذكر بأن دورة حياة النظام (SDLC) هي الطريقة المثلى لذلك.
4-  حل المشكلات القائمة, والعمل على تخطيها في النظام الجديد: يعتبر النظام الجديد من النظم المجديّة اقتصادياً ومجديّ في تلبية الاحتياجات, والمتطلبات, فالمشاكل القائمة يجب أن يتم إزالتها من خلال النظام الجديد,كما ويعمل على إضافة قيمة على العمل لكي يتم التحقق من تعظيم الفائدة للشركة, والموظف والزبون.
5-  الكلفة اللازمة لإنتاج النظام الجديد: يتم تحديد الكلفة من خلال دراسة الجدوى الاقتصاديّة, ومن خلال عمل موازنة المشروع من قبل مدير المشروع, والذي يوصي بعمل النظام الجديد مع التبريرات أو رفض ذلك النظام.
6-  طبيعة العمل داخل الشركة وحساسية البيانات.
7-  درجة تعقيد النظام: فالنظام إذا كان معقداً, يتم تقسيمة إلى عدة نظم فرعية تبعاً لعدة مستويات,فعندما يكون النظام بأكمله معقداً, يتم استخدام الطريقة الموجهة للكينونات لأنها تتناسب مع عمل النظم المعقدة.


الأستاذ: عبدالله إبراهيم محمود بني طه
 التخصص: ماجستير نظم معلومات إدارية / جامعة اليرموك
 رقم الهاتف :    0776852549
 abd20087820@yahoo.com



نظمُ المعلوماتِ الإداريةِ والميّزةُ التنافسيةِ Management Information System and Competitive Advantage



تعتبر أنظمةُ المعلوماتِ بشكل عام أنظمة وسيطة بين الموظفين من جانبِ وبينَ أعمالهم من جانبِ أخر, سواء كانت هذه النظم أنظمة في مستوى الإدارة الدنيا أو الوسطى أو العليا (Turban, Potter, Rainer, Raymond Meclod, and Georg p.; 2004).
لذا فإن مجتمعَ المعلوماتِ اصبح الآنُ مزود بأدواتِ وأنظمةٍ تكنلوجيةِ حديثةٍ ومتنوعةٍ, حيثُ تستخدمُ الشركاتُ أنظمةُ المعلوماتِ مثل نظمُ المعلوماتِ الاداريةِ وذلك من أجلِ دعم اداء وأنشطة الشركة ووظائفها فمفهومُ نظمِ المعلوماتِ الاداريةِ ينبثقُ عن كونِ هذا النظام مصنفاً في الإدارةِ الوسطى لدعمِ أعمالِ المؤسساتِ حيثُ يعملُ على توفيرِ معلوماتِ عن الماضي والحاضرِ كما ويعملُ على مــعــــالجةِ كميةَ هائلةَ من البياناتِ التي ترفعُ لهُ من نظمِ معالجةَ الحركاتِ (TPS) وأنظمةُ المعلوماتِ الوظيفيةِ (مثلُ نظمُ الانتاجِ/Production System, ونظم التسويقMarketing System/, ونظم المواردِ البشريةِHuman Resource System/, ونظم الماليةِFinancial System/, ونظمُ المحاسبةِAccounting System/) من أجلِ دعمِ الادارة الوسطى في اتخاذِ القرارات شبه المهيكلةِ كما ويعملُ على تجهيز المعلومات بعد معالجتها لكي يدعم بها الادارة العليا لاتخاذِ القرارات غيرَ المهيكلةِ حيثُ تعملُ كــحلقةِ وصلِ بين الادارةِ العليا والادارة الدنيا وهنا تقومُ نظمُ المعلومات الإدارية بدورِ المنسقِ أو المشرفِ على أداءِ الادارةِ الدنيا بناءً على التوجهاتِ والخططِ وسياساتِ الادارةِ الاستراتيجيّةِ (Mclean & Delone; 2002).
أمّا الميّزةُ التنافسية فتحَّدث عنها كثيرٌ من الكتابِ مثل: Porter , Hofer, Rappaport, Fahey, Evan   Macmall & Tamp. فتعني قدرةَ المنظمةِ على التأقلمِ والتعايشِ مع الظروفِ في بيئة ذات طابعِ ديناميكي حيثُ يصبحُ لدى الشركةِ المقدرةُ على مواجهِة المنافسين الاخرين وإمكانيةِ البقاءِ ولاستمرارِ في السوقِ دونَ الخروجِ مِنة.
صرح كلً من شاندلرَ, ثوماسَ, جوشَ وحلويكَ بأن المنظمة التي تمتلكُ ميزةً تنافسيةً تعتمدُ على قدراتِها ومهاراتِها (مثلُ: مهاراتِ الموظفين ,مهاراتِ حلِ المشاكلِ و مهاراتٍ أخرى..) وتعتمدُ أيضاً على المواردِ والمنتجاتِ أو الخدماتِ والارباحِ والمعارفِ في مواجهة منافسيها في السوقِ من أجلِ تحويلِ المستهلكِ إلى مستهلكِ دائمٍ, تقديمُ المنتج أو الخدمةِ بسعرٍ قليلٍ, قلة التكلفة بسببِ الخبراتِ في الانتاجِ وتخفيضِ نسبةِ الخطأ (Zero Error), وبجودهً قصوى (الجودةُ تعني تطابقَ خصائصَ وصفاتَ العميلِ معَ خصائصِ وصفاتِ السلعةِ أو المنتج), وسرعةٌ في الانتاجِ أو تقديمُ الخدمةِ بشكلِ أسرعَ وأفضــــلَ, لذا فأن الميزةَ التنافسيةَ تمثلُ عنصراً من مجرةِ عناصرِ أخرى ممزوجةَ مع بعظها البعضِ من أجلِ إنجاحِ المنظمةِ, لكن تحظى بصدارة هذه العناصر في تحقيقِ هذا النجاحُ, حيثُ تركزُ الميزةُ التنافسيةُ نشاطها و جوهرها على أنشطةِ المنظمة, والقيمةُ المضافة للزبونَ, والمنافسةُ الشرسةِ, والكلفةُ, والجودةُ, والسعرُ, والمرونةُ, والتسليمُ.
لذا يوجدُ علاقةُ بينَ تطبيقِ نظم المعلوماتِ الإداريةِ بكفاءةٍ وفاعليةٍ (Efficiency and Effectiveness) في المنظمةِ من جهةِ وبين الميزةِ التنافسيةِ من جهةِ أُخرى وذلـــــك من خلالِ عددٍ من نقاطٍ الالتقاءِ أو الاشتراكِ:
1-  تعملُ نظمُ المعلوماتِ الإداريةِ كــحلقةِ وصلٍ بين الخططِ الاستراتيجيةِ والسياساتِ المسخرةِ لخدمةِ بيئةِ التنافسِ في الادارةِ العليا مع آليةِ تجهيزِ وتنفيذِ هذهِ الخطط ِالتي تُترجمُ بالنهايةِ الى تميزِ أو إبداعِ في إنتاجِ المنتجاتِ أو تقديمِ الخدماتِ في الادارةِ الدنيا لذا فإنَّ هذهَ الانشطةَ جميعُها تمرُ من خلالِ دعمِ أنظمةِ الادارةِ الوسطى مثل نظمِ المعلوماتِ الإداريةِ (MIS) ونظمُ دعمِ القراراتِ (DSS).
2- تعملُ نظمُ المعلوماتِ الإداريةِ على خلقِ وإضافة قيمة جديدة لمنتجات الشركة و للخدمات المقدمة للزبائنِ لذا فهي تعملُ على إضافةِ قيمةِ ضمن سلسلةَ من النشاطاتِ كما تحدثُ عنا Porter.
3- يقولُ  Ives, Olson  بأن نظمَ المعلوماتِ الإداريةِ تمَّ بنائِها من أجلِ معالجةِ المدخلاتِ والحصولِ على مخرجاتِ تُستخدمُ في صنعِ القراراتِ التنافسيةِ. لذا تُستعملُ نظمُ المعلوماتِ الإداريةِ في دعمِ الادارةِ العليا من خلالِ رفدِها بالمعلوماتِ النوعيةِ الضروريةِ والازمة لإعدادِ الخططِ عن كيفيّةِ التخطيطِ ومواجهةِ التنافسِ بينَ الشركاتِ ضمنَ حملاتِ شرسَة, وتحتاجُ الشركاتُ هنا الى معلوماتِ عن البيئتين الداخليةِ والخارجيةِ لمواجهةِ المنافسةِ, حيثُ قومُ نظمُ المعلوماتِ الإداريةِ برفدِ أو تزويدِ الادارةِ الاستراتيجيّةِ بالمعلوماتِ النوعيّةِ عن الميّزةِ التنافسيةِ بعدَ استجلابِ البياناتِ من معالجةِ الحركاتِ ومن النظم الوظيفيّةِ حيثُ تقومُ على معالجةِ البياناتِ والحصولِ على المعلوماتِ عن الماضي والحاضرِ كما وتعملُ على استغلالِ نقاط القوةِ وإقصاءِ نقاطِ الضعفِ في البيئةِ الداخليةِ أو تحويلِها إلى فرص.
4- تمتلكُ نظمُ المعلوماتِ الإداريةِ قدراتِ هائلةً لها فائدةٍ كبيرة في دورةِ حياةِ المنظمةِ من خلالِ:
أ- دعمُ الادارةِ العليا (التخطيطُ الاستراتيجيِ, الميزةُ التنافسيةِ).
ب- القيامُ بأعمالِ الادارةِ الوسطى (معالجة البياناتِ بشكلُ أكثر كفاءةً وفاعليةً).
ج- دعمُ الادارةِ الدنيا (من خلالِ دعم الخدماتِ المقدمةِ أو دعمِ الانتاجِ وتوقعِ كمياتِ الانتاجِ بشكل واقعي والتركيزِ على نوعيّةِ الخدمةِ المقدمةِ).
د- تأثيرُ نظمِ المعلوماتِ الإداريةِ هو تأثيرُ منظميَ.
هـ- المساعدةُ في توليدِ المعلوماتِ النوعيةِ ومزجِها بالخبراتِ المتنوعةِ واختبارها من أجل توليدِ المعارفِ الإداريةِ والتي لها أثرٌ بالغٌ في صياغةِ أو صهِرِ موادِ المنافسةِ الخامِ في أشكالٍ وقوالبٍ تتوائمُ  وحملاتِ المنافسةِ وتنسجمُ والخططُ الاستراتيجيةِ ورؤى ومهمةُ المنظمةِ.
و- تعملُ نظمُ المعلوماتِ الإداريةِ على دعمِ الميزةِ التنافسيّةِ من خلالِ دعمِ الأنشطةِ الرئيسيَّة (مثلُ: دعمِ المُدخلاتِ, ودعمُ عملياتِ المعالجةُ, ودعمُ المخرجاتِ, ودعمُ المبيعاتِ, ودعمُ العملياتِ التسويقيّة وخدمةُ الزبائنِ), والأنشطةُ الثانويَّةِ (مثلُ: دعمُ المواردِ البشريّةِ, دعمُ البحثِ والتطويرِ/Research & Development, وشراء أو استجلاب الموارد/Procurements).
5- المتبصرُ في البنيةِ التحتيةِ للمنظماتِ يرى أن إحدى عناصر البُنى التحتيةِ هي التكنلوجيا (أنظمةُ المعلوماتِ مثلُ: نظمُ المعلوماتِ الإداريةِ والأدواتُ التقنيّةِ), لذَا يوجدَ تفاعلُ وتناسقُ رهيبُ بين هذهَ التكنولوجيا والبناء التنظيميّ (Organization Structure), وثقافةُ المنظمةِ (Organization Culture), والقيادةُ (Organization Leadership), والاستراتيجيّةُ المتبعةِ (Business Strategy), والمواردُ البشريةِ, وتأثيراتُ الظروفِ والعواملُ من كلا البيئتين الداخليةِ والخارجيةِ للحصولِ على نقاطِ القوةِ واستغلالِها والضعفِ (وذلك بالقضاء على نقاطِ الضعفِ أو إعادةِ صياغتِها على شكلِ نقاطِ قوةِ إضافيةِ), والحصولِ على الفرصِ واقتناصِها والتهديداتِ (لا بُدَّ من تحويلِ التهديداتِ إلى فرصِ لاستغلالِها).
فالمُنظمةُ نسقٌ متكاملٌ من أنظمةِ المعلوماتِ أينما وجَدت في المستوياتِ الإداريةِ المتباينةِ لأنَ مخرجاتِ أيَّ نظامٍ تُعتبرُ مُدخلاتُ للنظامِ الاخرِ (مثلُ: مخرجاتُ نظم ِمعالجةِ الحركاتَ, وتُعتبرُ مدخلاتُ لنظمِ المعلوماتِ الإداريةِ ولنظم دعم القراراتِ, بينما تُعتبرُ مخرجاتُ نظم الادارةِ الوسطى مدخلاتُ للنظمِ التنفيذيّةِ والاستراتيجيّةِ)  والتي تُستخدمُ لدعمِ الميّزةُ التنافسيّة بشكلِ أكثرَ كفاءةٍ وفاعليةٍ حيثُ يكونُ هذا الدعمُ معنون باستخدامِ الإبداعِ التكنلوجي.
                                                                              الكاتب: عبدالله إبراهيم محمود بني طه
                                                                      التخصص: ماجستير نظم معلومات إدارية / جامعة اليرموك
                                                                      رقم الهاتف :    962776852549+
                     E-Mail: abdi_yu@yahoo.com
 abd20087820@gmail

دور نظم المعلومات في دعم المنظمات The role of Information System in supporting organization


تلعب تكنلوجيا المعلومات والاتصالات دوراً مهماً وبارزاً في حياة المنظمات التي تعتمد على تكنلوجيا المعلومات حيثُ تقوم على دعم الإدارة المتنوعة في المنظمات تبعاً لأسس ومعايير مختلفة متنوعة تخص كلُّ إدارة.
فالنظام هو عبارة عن مجموعة من العناصر والمكونات التي تتفاعل وتتداخل مع بعظها, وذلك من أجل تحقيق هدف معين داخل هذه المنظمة, بينما تمثلُ نظم المعلومات مجموعة من الإجراءات بحيث تتفاعل مع بعظها البعض بغرض معالجة البيانات وتحويلها إلى معلومات ( معالجة/ تخزين/ استرجاع) مما يمكن الأفراد من صنع القرارات, وذلك حسب المستويات الإدارية المتنوعة في المنظمات.
وتقوم نظم المعلومات على تحقيق أهداف معينة من خلال تجميع المعلومات/البيانات اللازمة ثم بعد ذلك معالجتها والحصول على مخرجات مع الأخذ بعين الاعتبار التركيز على التغذية الراجعة للتأكد من تحقيق الهدف, فهي أشبه بالأداة الرقابية على كلٍّ من المدخلات والمعالجة والمخرجات, ومع مراعاة حدود النظام بشكل كامل والانتباه, وأخذ الحَيطة من البيئتين الداخلية, والخارجية فنظم المعلومات تساعد على تعزيز نقاط القوة كّما وتساعد في تشخيص نقاط الضعف وحلها, من خلال توفير المعلومات بالوقت المناسب حيث تتصف المعلومات هنا بالصحة والدقة والشمولية والموضوعية والارتباط والملاءمة.
يوجد في الشركات ثلاثة مستويات إدارية متعارف عليها, وهي: الادارة الدنيا, والادارة الوسطى, والادارة العليا, لذا تبدأ نظم المعلومات بدعم الشركات من خلال توأمة أنظمة المعلومات المختلفة مع المستويات الإدارية التي تناسبها, مثل: نظم معالجة الحركات(Transaction Processing System/TPS) مع الإدارة الدنيا/ التشغيلية, وتوأمة الادارة الوسطى/  التكتيكية مع نظم المعلومات الإدارية (Management Information System/ MIS  (, ونظم دعم القرارات (Decision Support System/DSS) وتوأمة الإدارة العليا / الاستراتيجية مع نظم المعلومات التنفيذية (Executives system/ES) ونظم المعلومات الاستراتيجية (Strategic Information System), حيث تقوم على دعم كلٍّ من المدخلات والمعالجة والمخرجات.
 حيث تقوم نظم معالجة الحركات (TPS) على دعم الإدارة الدنيا  (Lower Management) من خلال دعم الأعمال الروتينية, والمتكررة مما يساعد الأفراد على اتخاذ القرارات المهيكلة (فهي قرارات تتوفر عنها معلومات كافية, لذا يتم اتخاذ القرار هنا في حالة تأكد بيئي تام) أذ تساعد هذه النظم على:    - معالجة كميات كبيرة من البيانات – السرعة الفائقة في المعالجة – جمع ومراقبة البيانات التاريخية المتراكمة –  تخزين وتحديث البيانات  - معالجة البيانات بصورة منظمة يومياً وأسبوعياً  - تقديم معلومات تفصيلية – الدقة والأمان والموثوقية العالية  - تكامل البيانات – القدرة على الاستعلام, لذا فإن نظم معالجة الحركات تعتبر المدخل الأولي والأساسي لبقية الأنظمة الأخرى والمستويات الإدارية المتبقية.
وتقوم نظم المعلومات الإدارية (MIS) , ونظم دعم القرارات (DSS) على دعم نشاطات وأعمال الإدارة الوسطى (Middle Management)  إذ  تقوم على اتخاذ القرارات شبه المهيكلة (وهي القرارات التي يتوفر عنها جزء من المعلومات, أما الجزء الَاخر فهو يعتمد على الحدس والخبرة والتخمين) لذا نحتاج الى أنظمة المعلومات من أجل مساعدة متخذ القرار في اتخاذ القرار شبه المهيكل, وكأنه قرار مهيكل ومحسوب اذاً فالقرار شبة المهيكل (المعالج بأنظمة المعلومات في الإدارة الوسطى) يرتقي إلى جودة القرار المهيكل, كما ويساعد نظم دعم القرارات أيضاً على دعم القرارات غير المهيكلة (فهي القرارات التي تعتمد اعتماداً كليا على خبرة وحدس متخذ القرار), لذا نستخدم أنظمة المعلومات من أجل المساعدة في اتخاذ هذا النوع من القرارات الصعبة عَبرَ توفر نماذج معينّة مثل: نماذج استراتيجية خاصة بالإدارة العليا, ونماذج تكتيكية خاصة بالإدارة الوسطى,  ونماذج عملياتية خاصة بالإدارة الدنيا, لذا عندها ترتقي جودة القرار غير المهيكل هنا إلى درجة جودة القرار شبه المهيكل.
أما بالنسبة لنظم المعلومات التنفيذية (EIS), ونظم المعلومات الاستراتيجية (SIS) فهي تقوم على دعم الإدارة العليا (Top Management), ولكن يكون الدعم على نطاق أوسع من الأنظمة السابقة حيث تستخدم من أجل دعم الميزة التنافسية, ودعم الغطاء الاستراتيجي طويل المدى, ودعم التخطيط ومبادئ الربح والخسارة في المنظمة, وكيف يكون شكل المنظمة  بالمستقبل في عالم متغير, لذا فإن هذا النوع من الأنظمة تتعلق بالبيئة الداخلية (عَبر توفير البيانات من معالجة الحركات وقواعد البيانات والمعلومات المُعالجة من خلال نظم المعلومات الإدارية, ونظم دعم القرارات والمعلومات الواردة في التقارير الروتينية والمجدولة والخاصة والاستثنائية) والبيئة الخارجية للمنظمة (من خلال المجلات والدوريات والمؤتمرات ومعلومات الأسواق العالمية والبورصات والخبراء والمواقع والمؤسسات والمنافسين) .
وبالتالي يلعب كل نوع من أنواع نظم المعلومات دوراً مميزاً وبارزاً  في خدمة المستويات الإدارية المختلفة (كل نظام يدعم مستوى إداري محدد), ولكن هنالك علاقة تبادلية وطيدة تقوم على الربط بين هذه النظم وذلك من أجل تحقيق أهداف وخطط المنظمات بشكل أكثر كفاءة وفعالية, وفي وقت قليل جداً, ولكن في الوقت نفسة نحافظ على جودة المنتج أو الخدمة المُقدمة وهذا ما يُسمى بتكامل أنظمة المعلومات, وكأنها تعمل كنظام موحد, فمن هنا برزت الحاجة إلى نظم المعلومات, لدعم أعمال المنظمات الحديثة في عصرنا الحاضر ومن هنا على المنظمات التي لا تستخدم أنظمة المعلومات ان تبدأ بالاستثمار في تكنلوجيا أنظمة المعلومات.
                                                                               الأستاذ: عبدالله إبراهيم محمود بني طه
                                                                               التخصص: ماجستير نظم معلومات إدارية / جامعة اليرموك
                                                                               رقم الهاتف :    0776852549
abd20087820@gmail.com
ىowere Managmentأعمال الادارة الوسطى ()ولي والاساسي لبقية الانظمة الاخرى والمستويات الادارية المتبقية لتي تناسبها مثل نظم معالجة